Käsittelytoimiseloste
Päivitetty 2/2023
SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA
Tämä tietosuojaseloste koskee Suomen Moniääniset ry:n toimintaan osallistuvien henkilötietojen käsittelyä sekä nettisivuilla tapahtuvaa toimintaa, kuten lomakkeiden kautta lähetettävien henkilötietojen tietojen käsittelyä. Toimintaan lukeutuu jäsenyys, vapaaehtoisena toimiminen, vertaistukiryhmätoiminta, vertaistukipuhelin ja infotilaisuuksiin osallistuminen. Nettisivulomakkeilla on mahdollisuus tilata sähköinen uutiskirje ja postitse materiaaleja sekä lisäksi yhteydenottolomake. Nettisivujen kävijämääriä seurataan evästeillä (Google Analytics).
Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen Moniääniset ry
Osoite 29.3.2023 saakka: Asemamiehenkatu 4, 00520 Helsinki
Osoite 30.3.2023 alkaen: Malmin raitti 17 B-C, 00700 Helsinki
Muut yhteystiedot: toimisto@moniaaniset.fi / 040 830 9663
Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen käsittelytapa:
1) Jäsenrekisteri
Mielenterveyden Keskusliiton jäsenjärjestönä Suomen Moniääniset ry käyttää jäsenrekisterinä MTKL:n ylläpitämää Kilta-rekisteriä. MTKL:n järjestörekisteriseloste: https://www.mtkl.fi/uploads/2020/02/984a3eee-tietosuojaseloste-2020.pdf
Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia tietoja: Etu- ja sukunimet, yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero), sukupuoli, taustajärjestö/ -organisaatio, jäsenyyden ja/tai asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta, yhdistyksen luottamustoimet, Mielenterveyden keskusliiton myöntämät ansiomerkit, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, laskutustiedot, erityisruokavalio (kursseille ja tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä), muut henkilön ilmoittamat jäsenyyteen ja laskutukseen liittyvät tiedot, selaimen evästetiedot.
Sähköisessä muodossa olevat jäsentiedot säilytetään Mielenterveyden Keskusliiton tietojärjestelmässä, jossa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Jäsentietoja säilytetään Kilta-rekisterissä. Suomen Moniääniset ry:n uusien ja eronneiden jäsenten tietojen kirjaamisesta sekä jäsentietojen päivittämisestä ja jäsenmaksujen laskutukseen liittyvästä toiminnasta Kilta-rekisterissä vastaa Suomen Moniääniset ry:n Viestintä- ja järjestökoordinaattori. Jäsentietoja voi käsitellä ja tarkastella lisäksi myös Suomen Moniääniset ry:n toiminnanjohtaja sekä Mielenterveyden Keskusliiton työntekijät (Kilta-rekisteri). Moniääniset ry:ssä työntekijöillä on pääsy Kilta-jäsenrekisteriin omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. Lisäksi uudet jäsenyyttä hakevat ja jäsenyyden lopettamista hakevat jäsenet sekä poistettavat jäsenet käydään nimeltä läpi Suomen Moniääniset ry:n hallituksen kokouksissa ja kirjataan kokouspöytäkirjaan. Kokouksissa hallitus hyväksyy uudet jäsenet ja jäsenyyksien lopettamiset ja poistamiset, jonka jälkeen muutokset tehdään rekisteriin. Jäsenlehden tilanneiden osalta nimi- ja osoitetiedot toimitetaan sähköpostitse salattuna viestinä myös jäsenlehden painoon, josta lehdet postitetaan suoraan jäsenille.
Jäseneksi voidaan liittyä Suomen Moniääniset ry:n verkkosivujen kautta, jolloin jäsenhakemus tulee työntekijöiden sähköpostiin, josta uuden jäsenen tiedot kirjataan manuaalisesti Kilta-rekisteriin. Verkkosivujen kautta lähetetyt jäsentiedot ovat tallessa myös työntekijöiden sähköpostissa sekä väliaikaisesti joitakin tietoja mahdollisesti työntekijän salasanasuojatulla tietokoneella. Jäsen voi halutessaan lopettaa jäsenyyden ilmoittamalla siitä Moniäänisten työntekijöille, jonka jälkeen jäsenyys lopetetaan mahdollisimman pian.
Jäsenrekisteristä ei ole manuaalista versiota. Jäsentietoja käsitellään manuaalisesti paperisten jäsenlaskutuksien yhteydessä. Maksetut jäsenmaksut tarkistetaan yhdistyksen pankkitiliotteesta.
Jäsenyyteen liittyviä asioita voidaan hoitaa myös yhdistyksen hallituksen ja toiminnanjohtajan yksityisessä Microsoft Teams -keskusteluryhmässä sekä työntekijöiden kesken sähköpostitse, mikäli nämä nähdään tarpeelliseksi jäsenasioiden hoitamisen kannalta. Työntekijöillä on mahdollisuus viestiä salatuin sähköpostein.
Jäsenrekisteriasioiden yhteyshenkilö Moniäänisissä:
Viestintä- ja järjestökoordinaattori Suvi Toivola, suvi.toivola@moniaaniset.fi
2) Vapaaehtoisten rekisteri
Vapaaehtoisille on oma rekisteri Suomen Moniääniset ry:n vapaaehtoistoiminnasta vastaavan työntekijän salasanasuojatulla tietokoneella. Vapaaehtoisuudesta kiinnostunut voi suoraan lähettää sähköpostia tai soittaa Moniäänisten toimistolle, jolloin henkilön sähköpostiosoite/puhelinnumero tulee työntekijän tietoon. Vapaaehtoistoiminnasta vastaava työntekijä keskustelee henkilön kanssa ennen varsinaista vapaaehtoiseksi liittymistä, ja kartoittaa muun muassa minkälaiset tehtävät olisivat sopivia. Vapaaehtoisilta pyydetään nimi-, postiosoite-, puhelinnumero- ja sähköpostiosoitetiedot sekä kirjataan ylös, millaisista vapaaehtoistöistä on kiinnostunut ja millaista osaamista ja kokemusta on vapaaehtoistehtäviin liittyen.
Vapaaehtoisuudesta kiinnostunut voi myös lähettää täytetyn nettisivulomakkeen Moniäänisten toimistolle. Lomakkeeseen täytetyt tiedot (nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä kiinnostavat vapaaehtoistyöt) säilytetään työntekijöiden sähköposteissa tai tietokoneella. Vapaaehtoistyön seurannassa käytetään Vapaaehtoisen kortti -lomaketta, johon vapaaehtoiset merkitsevät tekemänsä vapaaehtoistyöt. Kortissa on mahdollisuus antaa myös lisätietoja. Vapaaehtoisten kortit arkistoidaan paperisina. Sähköisesti lähetetyt vapaaehtoiskortit säilytetään myös työntekijän sähköpostissa tai tietokoneella. Vapaaehtoisten tiedot ovat vain Suomen Moniääniset ry:n työntekijöiden tarkasteltavissa ja käsiteltävissä.
Vapaaehtoisrekisterin yhteyshenkilö Moniäänisissä:
Toiminnanjohtaja Annika Roihujuuri, annika.roihujuuri@moniaaniset.fi
3) Vertaistukiryhmiin osallistuminen
Kasvokkaisiin vertaistukiryhmiin osallistuvien henkilötietoja ei kerätä. Kevät- ja syyskauden vertaistukiryhmien lopuksi kerätään kirjalliset palautteet ryhmään osallistuneilta. Palautteen antaminen on vapaaehtoista, eikä siinä anneta henkilötietoja. Halutessaan osallistujat voivat kuitenkin antaa yhteystietojaan tulevien vertaistukiryhmien tiedotusta varten. Tällöin tiedot ovat sekä ryhmänohjaajan sekä työntekijöiden, ja tarvittaessa ryhmän järjestämisestä vastaavan yhteistyökumppanin tiedossa.
Vertaistukiryhmiä voidaan järjestää myös verkossa. Ryhmiä järjestetään Discord-, Tukinet- ja Microsoft Teams -alustoilla.
Discord-alustalla voidaan toimia anonyymisti nimimerkillä. Discordiin rekisteröidytään sähköpostiosoitteella. Käyttäjiä kehotetaan lukemaan Discordin tietosuojakäytännöt, palveluehdot sekä yhteisösäännöt ennen ryhmään osallistumista.
https://discordapp.com/privacy
https://discordapp.com/terms
https://discordapp.com/guidelines
Moniääniset seuraa tilastoja Discordissa osallistujamäärien ja uusien osallistujien määrän osalta nimimerkin perusteella. Suomen Moniääniset ry järjestää säännöllistä, vertaistuellista, anonyymia chat-keskustelua Tukinetissä, jossa osallistujat käyttävät nimimerkkejä. Moniääniset seuraa tilastoja Tukinetissä osallistujamäärien ja uusien osallistujien määrän osalta nimimerkin perusteella. Työntekijöillä ja Tukinetissä toimivilla vapaaehtoisilla vertaistukijaohjaajilla on mahdollisuus lukea myös vanhoja keskusteluja. Lisää Tukinetin omista tietosuojaehdoista: https://tukinet.net/tietosuojaehdot/
Microsoft Teamsissä järjestetään Moniäänisten etätapaamiset -ryhmää videovälitteisesti. Tapaamisiin osallistutaan videokuvalla ja äänellä sekä omalla nimellään tai halutessaan anonyymisti. Osallistujien nimi tai nimimerkki tallentuu Microsoft Teamsiin ja on siten myös jälkikäteen Moniäänisten työntekijöiden nähtävissä. Nimettömänä/nimimerkillä osallistumiseen annetaan erillinen ohjeistus osallistujille. Osallistujamäärää seurataan osallistujalukujen perusteella. Lisätietoja Microsoft Teamsin tietosuojasta: https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-teams/security
Työntekijä voi joissakin tapauksissa haastatella ryhmään osallistuvat ennen ryhmän alkua. Haastattelu tapahtuu sähköpostitse tai puhelimitse, jolloin työntekijän tietoon tulee osallistujan nimen lisäksi sähköpostiosoite/puhelinnumero. Vertaistukiryhmiin voi joissakin tapauksissa olla myös ennakkoilmoittautuminen, jolloin työntekijöiden tietoon annetaan ilmoittautujan nimen lisäksi sähköposti tai/ja puhelinnumero sekä jossakin tapauksissa lisäksi tarkempia yhteystietoja. Ennakkoilmoittautuminen voi tapahtua myös nettisivulomakkeen kautta, jossa yhteystietojen lisäksi voidaan pyytää vastauksia ryhmään osallistumiseen liittyviin kysymyksiin. Haastattelun ja kysymyksien tarkoituksena on varmistaa mahdollisimman hyvin, että ryhmä on soveltuva kullekin osallistujalle. Yhteystietoja pyydämme, jotta voimme tiedottaa ryhmään liittyvistä asioista sekä varmistaa, että ryhmään osallistuminen on mahdollisimman turvallista ja ongelmatilanteita voidaan selvittää. Tietoja säilytetään vain ryhmiin liittyvää tiedotusta ja toimintaa varten. Lähetetyt nettisivulomakkeet säilytetään Moniäänisten työntekijöiden sähköpostissa tai tietokoneella ja ne ovat vain työntekijöiden nähtävissä.
4) Vertaistukipuhelin
Suomen Moniääniset ry ylläpitää vertaistukipuhelinta, jota koordinoi Moniäänisten työntekijä. Vertaistukipuhelimen vertaistukijoina toimii tehtävään koulutetut vapaaehtoiset, joilla on oma vertaistukipuhelinnumero. Soittoajat sovitaan työntekijän kautta etukäteen tukipuhelua pyytävälle ja vertaistukijalle sopivaksi. Tukipuhelin toimii laittamalla tekstiviesti vertaistukipuhelimen koordinointipuhelimeen, joka on työntekijän käytössä. Joitakin puheluita on mahdollista sopia myös vertaistukijan kanssa suoraan. Vertaistukipuhelinta voi käyttää anonyyminä, mutta puhelinnumero tulee sekä työntekijän että vertaistukijan tietoon tekstiviestinä. Puhelinnumeroa käytetään vain sovitun tukipuhelun soittamisen toteutumiseen.
5) Materiaalitilaukset
Moniäänisiltä voi tilata materiaaleja verkkosivuilla täytettävän lomakkeen tai sähköpostin välityksellä. Materiaalit lähetetään postitse. Materiaalitilauksiin annetut nimi-, postiosoite-, puhelinnumero- ja sähköpostitiedot säilytetään työntekijöiden sähköpostissa, ja niitä käsittelevät vain työntekijät. Materiaalitilauksen tai jäsenlehden voi pyytää toimitettavaksi kirjekuoressa, josta ei näy lähettäjän, eli Moniäänisten tietoja tai logoa.
6) Uutiskirje
Moniääniset käyttää uutiskirjeen lähettämiseen yhdysvaltalaista MailChimp -sähköpostipalvelua. Uutiskirje lähetetään sähköpostitse sen tilanneiden antamaan sähköpostiosoitteeseen. Uutiskirjeen voi tilata esimerkiksi jäseneksi liittymisen sekä materiaalitilausten ohessa, jolloin lomakkeessa annetaan sähköpostiosoitteen lisäksi mahdollisesti nimi-, osoite- ja puhelinnumerotietoja. MailChimp -palveluun kirjataan kuitenkin vain sähköpostiosoite, eikä muita lomakkeen henkilötietoja. Tilatun uutiskirjeen voi lopettaa kirjeessä olevasta linkistä tai ottamalla yhteyttä Moniäänisiin. Lisää Mailchimpin omasta tietosuojaselosteesta: https://mailchimp.com/legal/privacy/
7) Infotilaisuudet
Moniääniset järjestää vuosittain äänien kuulemiseen liittyviä infotilaisuuksia. Joihinkin infotilaisuuksiin on ennakkoilmoittautuminen, jossa osallistujalta voidaan pyytää nimi-, sähköposti- ja puhelinnumerotietoja. Ennakkoilmoittautumisia kerätään, jotta voimme etukäteen kartoittaa osallistujamäärän. Etätilaisuuksia varten tarvitaan sähköposti, jotta voimme lähettää tilaisuuden osallistumislinkin. Ilmoittautujien yhteystiedot kerätään myös tilaisuuden tarkempaa tiedottamista varten.
8) Muut yhteydenottolomakkeet
Annetut mahdolliset tiedot yhteydenottolomakkeissa (nimi-, postiosoite-, puhelinnumero- ja sähköpostitiedot) sekä pyynnön lähettäjän vapaamuotoinen teksti, säilytetään Moniäänisten työntekijöiden sähköpostissa, ja niitä käsittelevät vain työntekijät. Lomakkeisiin ohjeistetaan täyttämään vain asiaa koskevat tarpeelliset tiedot ja vapaamuotoiseen tekstiin vain yleisluontoisesti, mitä asia koskee. Ohjeistetaan, ettei tarkempia henkilötietoja tai henkilökohtaisia tietoja lähetetä lomakkeiden kautta. Yhteydenottopyynnön kautta henkilöllä on myös halutessaan mahdollisuus keskustella työntekijän kanssa puhelimitse tai viestiä sähköpostilla myös salatuilla viesteillä.
9) Nettisivuseuranta/evästeet
Moniaaniset.fi -nettisivuilla vierailijoilta pyydetään lupa evästeiden käyttöön Google Analytics -raportointipalvelun avulla. Palvelun avulla seurataan sivuston kävijämääriä ja millä tavoin kävijät käyttävät sivustoa. Käytämme Google Analyticsin keräämisiä tietoja nettisivujemme kävijämäärän seuraamiseen ja sivujen kehittämiseen entistä kävijäystävällisemmiksi. Evästeet ovat selaimen koneelle tallentamia tekstitiedostoja. Evästeiden tuottamat tiedot välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee tietoja Googlen puolesta. Google ilmoittaa tietosuoja- ja käyttöehtoselosteessaan seuraavaa: ”Jos avaamasi sivusto käyttää mainospalveluja (esim. AdSense), analyysityökaluja (esim. Google Analytics) tai upotettua YouTube-videosisältöä, selaimesi lähettää automaattisesti tietoja Googlelle. Esimerkiksi kyseisen sivun URL-osoite ja oma IP-osoitteesi lähetetään Googlelle. Voimme myös asettaa selaimeesi evästeitä ja lukea aiemmin asetettuja evästeitä.” Lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöistä: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fi-fi
Käytettäessä tätä verkkosivustoamme käyttäjä suostuu siihen, että Google käsittelee hänen tietojaan. Analytiikkatietoja voi tarkastella Moniäänisten työntekijät sekä tarvittaessa nettisivujen rakennuksesta vastaava tai IT-palveluita tarjoava yritys. Käyttäjä voi kieltäytyä evästeiden käytöstä omalla selaimellaan.
Tietojen käsittelyn oikeudellinen peruste/lailliset perusteet:
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu.
Tietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen toiminnan mahdollistaminen, jäsenyyden hoitaminen, toimiva viestintä ja tiedotus toimintaan osallistuville sekä palvelujen tuottaminen, arvioiminen ja kehittäminen (esimerkiksi sähköiset kyselyt, nettisivujen kävijäseuranta).
Tietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittelyperuste:
1) Jäsentietojen säilytyksestä Kilta-rekisterissä vastaa Mielenterveyden Keskusliitto. MTKL säilyttää jäsenyhdistysten jäsenten henkilötietoja yhden vuoden jäsenyyden lakkaamisen jälkeen. Lue lisää: https://www.mtkl.fi/uploads/2019/05/1329a400-tietosuojaseloste-2018.pdf
2) Suomen Moniääniset ry säilyttää noin kahden vuoden ajan nettisivulomakkeen kautta tulleita hakemuksia ja lomakkeita sähköpostissa. Sähköpostitse suoraan työntekijälle tulevat pyynnöt, esimerkiksi jäsenyyteen ja vapaaehtoisena toimimiseen liittyen, voidaan säilyttää kauemmin. Yhdistyksen hallituksen pöytäkirjoihin kirjatut jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin pöytäkirjoja säilytetään. Muita tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa Tietojen käsittelyn käyttötarkoitus määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti tai kunnes rekisteröity erikseen kieltää tietojensa käytön.
Mistä tiedot on saatu:
Rekisteröityä koskevat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Joissakin tapauksissa esimerkiksi jäsenyyden lopettamisen voi tehdä myös lähiomainen. Jäsenrekisterin osoitepäivityksiä saadaan lisäksi Posti Group Oyj:ltä.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröityjen oikeudet saada tietoa tietojensa käsittelystä, oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelylle ja oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Tietojen tarkastaminen tapahtuu saapumalla henkilökohtaisesti Suomen Moniääniset ry:n toimistolle ja todistamalla henkilöllisyyden voimassa olevalla henkilöllisyystodistuksella. Toimitamme vastauksen mahdollisuuksien mukaan henkilökohtaisesti paikan päällä tai kirjattuna kirjeenä tarkastuspyynnön tehneen henkilön antamaan osoitteeseen. Yksittäisiä tietoja voi myös tarkastaa sähköpostitse. Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarvittavat oikaisut ja täydennykset sekä poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset ja vanhentuneet tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvovalle viranomaiselle.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kolmannelle osapuolelle:
Moniääniset käyttää uutiskirjeen lähettämiseen yhdysvaltalaista MailChimp -sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy EU:n ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Tarkemmat MailChimpin yksityisyystiedot: https://mailchimp.com/legal/privacy/
Vertaistukiryhmiä voidaan järjestää myös verkossa käyttäen Discord-alustaa. Tätä kautta henkilötietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin. Discord on mukana EU:n ja USA:n Privacy Shield -järjestelyssä. Tutustu Discordin tietosuojakäytäntöihin https://discordapp.com/privacy
Nettisivujen kävijäseurantaan käytetään Google Analyticsiä. Lisätietoja Googlen käyttöehdoista: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fi-fi
Tekniset turvatoimet
Moniäänisten työntekijöiden tietokoneet ja älypuhelimet on suojattu tietoturvaohjelmilla. Tietokoneissa ja älypuhelimissa käytetään myös pääsykoodeja/salasanoja. Yhdistyksen IT-asioiden ja tietosuojan varmistamiseksi käytetään myös ulkopuolista IT-palvelua. Palvelun tarjoajalla on tarvittaessa pääsy työntekijöiden tietokoneille IT-ongelmien ratkaisemiseksi ja tietoturva-asioiden varmistamiseksi. Jäsenrekisterin osalta Mielenterveyden keskusliiton Kilta-rekisteri, MTKL:n järjestörekisteriseloste: https://www.mtkl.fi/uploads/2020/02/984a3eee-tietosuojaseloste-2020.pdf
Yhteystiedot
Toiminnanjohtaja Annika Roihujuuri, annika.roihujuuri@moniaaniset.fi / 0408309663
– vapaaehtoisten rekisteri
Viestintä- ja järjestökoordinaattori Suvi Toivola, suvi.toivola@moniaaniset.fi / 0504078075
– jäsenrekisteri
Muissa asioissa: toimisto@moniaaniset.fi
